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Ciclo de Mejora Continua

Como parte del contenido que queremos compartir, en esta ocasión presentaremos una metodología de realización de proyectos de mejora, igualmente utilizada en Lean Manufacturing y en Six Sigma. Es por ello que es uno de los pilares de la unión de ambas metodologías, Lean Six Sigma.

El ciclo DMAIC fue introducido por Edward Deming, por lo que también es conocido como el ciclo Deming. Este ciclo de mejora consta de 5 etapas cada una descrita por una letra de su nombre: Definir, Medir, Analizar, Implementar Mejoras y Controlar.

En las organizaciones, generalmente estamos inundados de problemas por solucionar, sin embargo no tenemos todos los recursos necesarios para poder resolver todos. El ciclo DMAIC nos ayuda a elegir correctamente cual de los problemas le "duele" más a la organización y a partir de ahí seguir un enfoque metódico para poder solucionar el problema y mantener la mejora a través del tiempo.

¡Imaginen que estamos realizando Cupcakes! ¿Cómo se aplicaría el ciclo DMAIC en este proceso?

Definir el Problema: Al iniciar este ciclo, es importante priorizar nuestros esfuerzos. Es decir, atacar un problema a la vez, esto es crucial en el ciclo de Mejora Continua si lo tenemos recursos limitados para resolver problemas. Es importante identificar una serie de problemas por resolver y a partir de ese momento, priorizar según el impacto que están generando hacia la organización: retrasos en entrega de productos, unidades defectuosas, reportes incompletos, entre otros.

Los restantes problemas no deben rechazarse, sino más bien, generar un cronograma de proyectos por realizar. De esta manera los problemas serán solucionados en un orden de mayor a menor impacto.

Medir el Estado Actual: Una vez que identificamos el problema que se quiere solucionar, es importante realizar una medición del estado actual de dicha actividad o proceso. Inicialmente es importante enfocarnos en una o dos métricas para realizar esta medición: ¿Cuántos minutos dura la máquina? ¿ Cuántas unidades defectusas se generan por día? Estas mediciones nos permitirán comparar el rendimiento actual contra el rendimiento después de realizar los cambios o mejoras.

Para proyectos de manufactura o de productos con mayor facilidad de obtener datos, se recomienda la utilización de herramientas como: Pareto, Análisis R&R, Diagramas de Proceso y Análisis de Capacidad de Procesos (Nivel Sigma).

Nota: No se deben asumir posibles mejoras en esta etapa, la metodología nos guiará a ello.

Analizar las Causas del Problema: La finalidad de esta etapa del ciclo es aislar las posibles causas responsables de nuestro problema bajo análisis. Ya que encontrando la o las causas raiz, se podrá dar una mejor solución al problema.

Es posible que dentro de este análisis, que se obtengan muchas posibles causas, esto se debe a que el problema fue definido con un enfoque muy grande o que el equipo aún no ha aislado las causas que son realmente relevantes para resolver el problema.

También existen una gran cantidad de herramientas que podríamos utilizar para aislar correctamente las causas: Diagrama Ishikawa, 5 porques, Pruebas de Hipótesis, FMEA, entre muchos otros.

Implementar las Mejoras: Una vez que hemos identificado y aislado las principales causas del problema bajo estudio, debemos entenderlas claramente con dos finalidades: controlar su comportamiento o eliminarlas por completo. De esta manera el rendimiento de la actividad, mejorará considerablemente.

En general, la etapa de la implementación de mejoras se le conoce como re diseño de procesos, ya que a partir de los análisis anteriores, es común rediseñar actividades o procesos completos.

También, las metodologías como Lean Six Sigma, utilizan herramienteas como: Análisis de Regresión, Diseño de Experimentos, ANOVA, entre otros.

Controlar los Cambios Realizados: La etapa de control se trata acerca de sostener las mejoras. Lo más común es que luego de realizar cambios a nuestros procesos, las primeras semanas el cambio se vea reflajado inmediatamente, sin embargo, luego de un tiempo, se tiende a regresar al estado inicial; la etapa de Control está diseñada para evitarlo!

Las mejores actividades de control son aquellas que no necesitan ser monitoreadas, sin embargo es común que existan actividades que necesiten cumplir ciertos requerimientos por los cuales los empleados necesiten realizar actividades de revisión. Estas actividades deben documentarse en el Plan de Control.

El equipo encargado del proyecto debe enfocarse en realizar cambios a prueba de balas, es decir, realizar diferentes escenarios en los que el re diseño podría fallar. Lo anterior puede realizarse de una manera sencilla utilizando la pregunta: ¿Que pasa si [posible fallo identificado] ?.

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